Utskriftbar versjon

Vedtekter for:

Sponsorklubb

12786 Stavern Rotary Klubb (org.nummer 992 040 394)

og Satelittklubben

222198 Stavern Ung Rotary Klubb

Klubbens vedtekter supplerer standard loven for klubbene og etablerer vanlig klubbpraksis.

De vedtektene som følger her, er de som ble anbefalt av Council on Legislation våren 2016. Klubbene bør tilpasse sine vedtekter og praksis til disse, og passe på at egne vedtekter ikke er i konflikt med Rotary Internationals lover og vedtekter, standard lov for rotaryklubber (unntatt der hvor det er gitt tillatelse til avvik) og Rotarys Code of Policies.

Paragraf 1:      Definisjoner

Styre:              Styret i Stavern Rotary Klubb eller Stavern Ung Rotary Klubb

Styremedlem: Et medlem av styret i klubben

Medlem:         Et ordinært medlem, og ikke et æresmedlem

Beslutnings-

dyktighet:       Minsteantallet av medlemmer som må være til stede ved en avstemning

§  i medlemsmøter: ⅓ av klubbens medlemmer,

§  i styremøter: Et flertall av styrets medlemmer. (et flertall av møtets deltagere)

RI:                   Rotary International

År:                   12-månedersperioden som starter 1. juli og slutter 30. juni

Paragraf 2:      Styre

Styrende organ for klubbene er styret med følgende sammensetning (minimum): Presidenten / leder, siste avgåtte president / leder (IPP), neste president /leder (president / leder-elect), sekretær og kasserer. I tillegg kan klubben velge et antall styremedlemmer etter behov. Se tekstboks paragraf 13 punkt 6 –Styring av en satellittklubb knyttet til klubben (hvor det er aktuelt) i standard loven for rotaryklubber.

Paragraf 3:      Valg og varighet av tjenestetid

1.     En måned før valget nominerer medlemmene kandidater til vervene som president nomine, sekretær, kasserer og Nominasjonene skal presenteres av lederen for nominasjonskomiteen. Nominasjonskomiteen består av President / leder, innk. President / leder og past president / leder, hvor President / leder er leder av nominasjonskomiteen.

Den kandidaten som får et flertall av de avgitte stemmer for hvert verv, blir erklært valgt til det vervet. (se paragraf 7 avstemmingsregler)

2.     Hvis en tillitsvalgt eller styremedlem fratrer hans eller hennes verv, vil de resterende styremedlemmene utpeke en erstatter.

3.     Hvis en påtenkte (valgt, men ikke tiltrådt) tillitsvalgt (officer-elect) eller påtenkt styremedlem fratrer sin posisjon, utpeker de gjenværende medlemmer av det påtenkte styret en erstatter.

4.     Valgperioden for de ulike verv er følgende:

a.     President / leder – ett år, ikke gjenvalg

b.     Kasserer – ett år, gjenvalg

c.     Sekretær – ett år, gjenvalg

d.     Seremonimester (sergeant-at-arms) – velges ved behov

e.     Revisor– velges ved behov

Paragraf 4:      De tillitsvalgtes plikter

1.     Presidenten / leder; leder klubb- og styremøter.

2.     Past president /past leder; gjør tjeneste som styremedlem, skriver referat fra klubbmøtene og leder klubb- og styremøter når presidenten er fraværende.

3.     President elect / leder elect; forbereder sitt president / leder -år og gjør tjeneste som styremedlem.

4.     Sekretæren for sponsorklubb; har ansvaret for medlemsregisteret og utfører sekretæroppgaver for presidenten og styre etter avtale. Skriver referat fra styremøtene. Registrerer i Medlemsnett endringer av medlemskap for nye medlemmer og medlemmer som slutter i klubben, melde til Brønnøysundregisteret endringer i klubbens ledelse Gjør tjeneste som styremedlem.

5.     Sekretæren for satellittklubb; utfører sekretæroppgaver for leder og styre etter avtale. Skriver referat fra styremøtene

6.     Kassereren for sponsorkubb;

a.     Har oversikten over alle sponsorklubbens konti.

b.     Oppretter / har oversikt over alle bankkonti under org.nummer 992 040 394

c.     Framskaffer en årlig oversikt over dem.

d.     Betaler sponsorklubbens regninger og fører regnskap.

e.     Krever inn sponsorklubbens medlemskontingent.

f.      Betaler avgift til Rotary International og Distrikt 2290. Sender mellomregning til Satellittklubben

g.     Gjør tjeneste som styremedlem.

7.     Kassereren for satellittklubb;

a.     Har oversikten over alle satellittklubbens konti.

b.     Framskaffer en årlig oversikt over dem.

c.     Betaler Satellittklubbens regninger og fører regnskap.

d.     Krever inn sponsorklubbens medlemskontingent.

e.     Gjør tjeneste som styremedlem.

8.     Seremonimesteren; holder orden ved klubbmøter.

9.     Revisor; Reviderer klubbens (sponsor og satellittklubb) regnskap til årsmøtet.

Paragraf 5:      Møter

Årsmøtet Klubbens årsmøte skal holdes senest 31. desember for valg av de tillitsvalgte (president / leder nomine, sekretær og kasserer) som skal tjenestegjøre i det neste Rotaryåret. (to år fram)

Klubbmøte

·      Sponsorlubben møter slik: Hotell Wassilioff, onsdag kl 18.30. Ukentlig. Se kvartalsprogram.

·      Satellittlubben møter slik: Hotell Wassilioff. Ukedag / tidspunkt kan variere. Se kvartalsprogram.

·      Melding/beskjed om endringer eller avlysning av et regulært møte skal gis til alle klubbmedlemmer.

Styremøter holdes ved behov, minst 4 ganger pr år. Ekstraordinære styremøter besluttes og innkalles av presidenten eller etter krav fra to styremedlemmer.                                              

Referatene fra styremøtene skal kunngjøres til medlemmene, første klubbmøte etter styremøte. (Unntatt er saker som angår enkeltpersoner)                                                                                               

Paragraf 6:      Kontingent

Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet. Kontingenten inkluderer avgift til Rotary International og Distrikt 2290 og betales forskuddsvis halvårig i juni og desember.

Paragraf 7:      Avstemningsregler

Avstemninger i klubben skal foregå ved muntlig stemmegivning eller håndsopprekning. Det brukes skriftlig stemmegivning hvis et medlem forlanger det. Styret kan også kreve skriftlig votering ved avstemning av enkelte saker

Paragraf 8:      Komiteer

1.     Klubbkomiteene samordner sine aktiviteter for å nå klubbens årlig og langsiktige mål. Hver klubb bør ha de komiteene som er opplistet i paragraf 13, punkt 7, i standard loven for rotaryklubber. (Se tekstboks) Komiteledere velges av President elect senest 1. mai året før titredelse.

2.     Presidenten / leder er selvskrevet medlem av alle komiteer, og som sådan, har presidenten de sammen rettigheter som øvrige komitemedlemmer.

3.     Hver komiteleder er ansvarlig for de regulære møter og aktiviteter i komitéen, har tilsyn med og koordinerer dens arbeid, og rapporterer til styret om alle komiteens aktiviteter.

Paragraf 9:      Finanser

1.     Før hvert regnskapsår starter skal styret utarbeide et årsbudsjett over forventede inntekter og utgifter.

2.     Kassereren skal sette klubbens midler i en bank eller annen finansiell institusjon som styret velger, delt i to konti, en for klubbaktiviteter og en for tjenesteprosjekter.

3.     Klubbens revisor skal en gang i året gjennomgå alle finansielle transaksjoner.

4.     Klubbmedlemmene skal motta klubbens årsregnskap.

5.     Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni.

Paragraf 10:    Regler for valg av medlemmer

1. Et medlem foreslår for styret / medlemskomiteen en kandidat til medlem i klubben, eller en annen klubb foreslår et av sine tidligere medlemmer eller medlem til overføring. 
2. Styret godkjenner eller avslår kandidatens medlemskap innen 7 dager og meddeler forslagsstilleren sin beslutning. 
3. Hvis styret godkjenner kandidatens medlemskap, inviteres det tidligere medlemmet / reflektanten til klubben. Forslagstiller er reflektantens fadder. Tidligere medlem ønskes velkommen av presidenten.
4. Klubbens sekretær informerer samtidig medlemmene om ny reflektant.
5. Når reflektanten har vært på 3-5 møter foreslår presidenten medlemsopptak.

Paragraf 11:    Endringer

Disse vedtektene kan endres på et hvilket som helst regulært klubbmøte. Endring av klubbens vedtekter krever at skriftlig melding er sendt til alle medlemmer 10 dager før møtet, at møtet er beslutningsdyktig ved behandlingen, og at to tredeler av avgitte stemmer støtter endringen. Endringer av disse vedtektene må være i overensstemmelse med Standard Club Constitution, the Rotary International Constitution and Bylaws og the Rotary Code of Policies.

Disse vedtekter er vedtatt av:

Stavern Ung Rotary Klubb styre, på styremøte i mars 2022

Stavern Rotary Klubb styre, på klubbmøte i mars 2022

Fra Rotary Lover

Paragraf 13 Styremedlemmer, tillitsvalgte og komiteer

Punkt 6 – Styring av en satellittklubb knyttet til klubben (hvor det er aktuelt)

En satellittklubb skal være lokalisert i samme område som klubben eller i nærliggende område.

1. (a)  Tilsyn med en satellittklubb

Klubben skal føre tilsyn med og gi støtte til en satellittklubb slik som styret finner det formålstjenlig.

2. (b)  Styret i satellittklubben

For den daglige styringen av en satellittklubb skal den ha sitt eget styre valgt årlig av og blant medlemmene. Styret skal omfatte tillitsvalgte i satellittklubben og fire til seks medlemmer, slik vedtektene fastsetter. Høyeste tillitsvalgte i satellittklubben skal være lederen (chair), og de andre tillitsvalgte skal være nylig avgåtte leder (immediate past chair), neste leder (chair-elect), sekretæren og kassereren. Styret i satellittklubben er ansvarlig for dag-til-dag organiseringen og styringen av klubben og dens aktiviteter i samsvar med Rotarys regler, krav, politikk, mål og delmål under ledelse av klubben. Den skal ikke ha noen autoritet innen eller over den ordinære klubben.

3. (c)  Satellittklubbens rapporteringsprosedyre

En satellittklubb skal, årlig, forelegge for presidenten og styret for klubben en rapport om sitt medlemskap, sine aktiviteter og program, fulgt av status og revidert regnskap, slik at det kan inkluderes i den ordinære klubbens rapport til sitt årsmøte og andre rapp- orter som fra tid til annen kan bli krevd fra denne klubben.

Punkt 7 – Komitéer

·       Klubben skal ha følgende komiteer:

·       Administrasjonskomité

·       Medlemskapskomité

·       Omdømmekomité

·       Rotary Foundation komité

·       Prosjektkomité